HR tanácsadó időpontfoglaló: állásinterjúktól a tréningig

Toborzási projektekben az idő a legfontosabb versenytényező. Ha a jelöltnek foglalási linket küldesz, ahol maga választ a szabad interjú-időpontok közül, az egyeztetés emailkörök helyett egyetlen kattintás. A jelölt élménye is jobb: nem kell munkaidőben telefonálgatnia, este a kanapéról is lefoglalja a neki megfelelő sávot.

Az interjúkhoz külön szolgáltatástípusokat érdemes felvenni: 30 perces telefonos előszűrés, 60 perces szakmai interjú, 90 perces vezetői kör. A foglalási űrlapon bekérheted a pozíció azonosítóját és a jelölt elérhetőségeit, az automatikus emlékeztető pedig az interjú előtti napon mindkét felet megóvja a kínos »elfelejtettem« szituációtól — jelölt oldalon ez meglepően gyakori.

A HR tanácsadó másik ügyfélköre maga a megbízó cég: HR vezetők, ügyvezetők, akikkel projektindító, státusz- és kiértékelő megbeszéléseket tartasz. Ezekre érdemes külön, hosszabb szolgáltatástípust fenntartani, és a naptáradban dedikált sávokat nyitni — például délelőtt interjúzol, délután megbízói egyeztetéseket tartasz. Így a kétféle munka nem szabdalja szét egymást.

A kétoldalú koordináció — amikor a jelöltnek és a megbízó vezetőjének is ott kell lennie — a legnehezebb eset. Praktikus megoldás, ha a megbízóval előre rögzítitek a heti interjúablakokat (például kedd és csütörtök 9-12), és a jelöltek csak ezekbe a sávokba foglalhatnak. A foglalórendszerben ezt az elérhetőségi beállításokkal pontosan leképezheted.

Az assessment center és a készségfejlesztő tréning nem egyéni időpont, hanem csoportos esemény: fix dátum, minimum és maximum létszám, több óra vagy egész nap. A csoportos foglalási funkcióval egyetlen eseményre több résztvevő jelentkezhet, te pedig valós időben látod a létszámot — nem kell Excelben strigulázni, ki jelentkezett és ki mondta le.

A minimum létszám kritikus: egy 4 fő alatt nem rentábilis tréningnél időben látnod kell, ha a jelentkezés elakadt, hogy még módosíthass vagy lemondhasd az alkalmat. A maximum létszám elérésekor a rendszer automatikusan lezárja a jelentkezést, várólistára engedve a későn érkezőket — lemondás esetén ők automatikus értesítést kapnak a felszabadult helyről.

HR tanácsadóként jellemzően nem a résztvevő fizet, hanem a megbízó cég, utólagos számlázással. A foglalási űrlapon ezért érdemes bekérni a költséghelyet vagy projektazonosítót, hogy a hó végi elszámolásnál minden alkalom egyértelműen hozzárendelhető legyen a megfelelő kerethez. A foglalórendszer exportálható előzményei nagyban megkönnyítik ezt az adminisztrációt.

Az adatkezelésre is figyelj: a jelöltek adatai a toborzási folyamat személyes adatai, amelyekre a GDPR szigorú szabályai vonatkoznak. Csak azt kérd be a foglalási űrlapon, amire tényleg szükség van az alkalom lebonyolításához, és az adatkezelési tájékoztatód térjen ki a foglalási adatok kezelésére is.