Jógastúdió foglalási rendszer: csoportos óra, bérlet és egyéni időpont egy helyen

A jógaterem kapacitása általában 10–20 fő szőnyegenként. Ha az online foglalóban minden érdeklődő egyszerre próbál helyet foglalni egy népszerű reggeli vinyasa osztályra, a rendszernek valós időben kell kezelnie, hogy hány hely maradt. Ha megtelt, az ügyfél automatikusan felkerülhet a várólistára — és ha valaki lemond, a várólistás automatikusan értesítést kap, hogy felszabadult egy hely.

A várólistás értesítés időzítése kritikus: a legtöbb jógastúdió esetén az értesítésre 2–4 óra van reagálni. Ennél tovább tartva a helyet, az elvesz — ha senki nem foglalja le. Az idopontok.hu rendszerében beállítható, hogy a felszabaduló hely hány óráig legyen »lefoglalva« a várólistás ügyfélnek, mielőtt továbblép a következő érdeklődőre.

A jógastúdiók bevételének gerincét a bérletek adják: 5 alkalmas, 10 alkalmas vagy havi korlátlan bérletek. Minden egyes csoportos óra foglalasakor le kell ütni egy alkalmat a bérletből — és ha a bérlet lejár, értesíteni kell az ügyfelet a megújításról. Ezt manuálisan kezelni rendkívül időigényes.

Az idopontok.hu bérletkezelési funkciójával az ügyfél megveszi a bérletet (online fizetéssel), és minden egyes órafoglalasnál a rendszer automatikusan csökkenti az egyenlegét. Ha az egyenleg 0-ra csökken, az ügyfél nem tud több órát foglalni, és automatikus emailben értesül a megújításról — amelyre a vásárlási link is be van ágyazva.

Egy jógastúdióban általában több oktató tanít különböző stílusokat. Az online foglalóban az óratípushoz (pl. »Power Yoga — haladó«) hozzárendelhető az azt tanító oktató, és az ügyfél a heti menetrend alapján foglalhat. Ha egy oktató kiesik (betegség, utazás), a foglalt ügyfeleket automatikusan értesíteni kell a helyettesítésről vagy az óra elmaradásáról.

Egyes jógastúdiók »oktató-specifikus« foglalást is kínálnak: az ügyfél nem az óratípust, hanem az oktatót választja, és az ő óráiból foglal. Ez az idopontok.hu rendszerében is konfigurálható — az ügyfél a munkatársak listájából választhat, majd az adott oktató menetrendjéből.

A jógastúdiók egyik leghatékonyabb ügyfélszerzési eszköze az ingyenes vagy kedvezményes próbaóra. Ezt érdemes külön szolgáltatásként felvenni a foglalóba: »Próbaóra — első alkalom ingyenes« vagy »Bevezető csomag — 3 óra 2 999 Ft«. Az új ügyfél lefoglalja, megismeri a stúdiót, és a próba végén a recepción ajánlhatók a bérletek.

A próbaóra után automatikusan kiküldött follow-up email kulcsfontosságú: »Reméljük, tetszett az első óra! Ha szívesen folytatnád, itt érheted el a bérleteinket.« Ez az email konvertálja az alkalomra próbálkozókat visszatérő ügyfelekké — és teljesen automatikusan történik.

Néhány stúdióban az ügyfelek konkrét szőnyeget is foglalhatnak (pl. az első sor, a sarokszőnyeg). Ez nem kötelező funkció, de emeli az ügyfélélményt, és csökkenti a helyszíni torlódást (ki áll be hova). Az idopontok.hu-ban a helyek vizuálisan is megjeleníthetők, ha az üzemeltető igényli.

Fontosabb azonban a terem-alapú kapacitás helyes beállítása. Ha a stúdiónak két terme van (nagy és kis stúdió), mindkettőhöz külön kapacitás és külön menetrend rendelhető. Az ügyfél kiválasztja az óratípust, a rendszer pedig automatikusan a megfelelő teremben lévő szabad helyeket mutatja.