Hogyan csökkenthetők a le nem jelenések 50%-kal?

Egy fodrásznál vagy kozmetikusnál egyetlen el nem töltött 60 perces időpont 4 000–8 000 Ft bevételkiesést jelent. Ha heti két ilyen eset fordul elő, az éves szinten 400 000–800 000 Ft kiesett bevételt jelenthet. Ennél súlyosabb a helyzet az orvosi rendelők esetén, ahol az üres szék nemcsak pénzbe kerül, hanem más betegeknek sem jut el az ellátáshoz.

A statisztikák szerint az egészségügyi szektorban az igazolatlan lemondások aránya 15–30% között mozog, a szépségiparban 10–20% körüli. Az online foglalási rendszerekre áttért vállalkozások tapasztalata szerint az automatikus emlékeztetők bevezetése után ez az arány általában 40–60%-kal csökken.

Az automatikus emlékeztetők az egyszerű eszközök közül a leghatékonyabbak. Az idopontok.hu rendszere automatikusan küld emailt és SMS-t a foglalás után, majd 24 órával az időpont előtt, sőt igény esetén 2 órával korábban is. Az ügyfél egy kattintással visszaigazolhatja jelenlétét, vagy jelzi, ha mégsem tud jönni — így Ön időben értesülhet és alternatív időpontot tölthet be.

A kutatások szerint az SMS-emlékeztetők 90%-os olvasottsági rátával bírnak, szemben az email 20–30%-os arányával. A kettő kombinálása ezért különösen hatékony: az email részletes információt közvetít, az SMS pedig biztosítja, hogy az ügyfél tényleg olvassa el az emlékeztetőt.

Egy másik hatékony eszköz a kétlépéses megerősítés: az ügyfél foglal, majd emailben vagy SMS-ben meg kell erősítenie a foglalást. Ez szűrőként működik — akik valóban el akarnak jönni, megerősítik; akik csak »próbaképp« foglaltak, lemorzsolódnak, így Ön korábban tud az üres időpontról.

Az előlegkérés még erősebb elköteleződést vált ki. Ha az ügyfél már fizetett 1 000–2 000 Ft-ot az időpont lefoglalásáért, sokkal valószínűbb, hogy meg is jelenik. Ez különösen hatékony drágább szolgáltatásoknál (pl. esküvői fotózás, személyi edzés bérlet) vagy hosszabb időtartamú foglalások esetén.

Tegyük láthatóvá a lemondási feltételeket a foglalási oldalon: »24 óránál korábbi lemondás esetén teljes visszatérítés, ennél később nem visszatérítendő« — ez automatikusan motiválja az ügyfeleket az időben való lemondásra, ha nem tudnak jönni. Az időben érkező lemondás is értékes, mert lehetőséget ad az időpont újra betöltésére.

A visszaigazoló emailben érdemes röviden összefoglalni a fontosabb tudnivalókat: hogyan jussanak el a helyszínre, mit hozzanak magukkal, mi a lemondási határidő. A jól megtervezett visszaigazoló kommunikáció csökkenti a bizonytalanságot és növeli az ügyfél elkötelezettségét.

Amikor valaki utolsó pillanatban lefegyelmezi az időpontját, ne maradjon üres a slot. Az idopontok.hu várólistás funkciójával az érdeklődők feliratkozhatnak egy adott időpontra, és automatikus értesítést kapnak, ha az felszabadul. Ez kiváltja azt a frusztrálló helyzetet, amikor kézzel kell végigböngészni a névlistát, hogy kit lehet felhívni.

A várólistás rendszer különösen hasznos foglalt időszakokban — ünnepek előtt, nyáron, vagy ha egy népszerű munkatárs hosszabb időre elutazik. A manuális adminisztráció helyett a szoftver automatikusan kezeli az értesítéseket, Ön csak az eredményt látja: az üres időpont betöltődött.