Közjegyző online időpontfoglalás: így működik, és miért éri meg az irodának
A közjegyzői ügyintézés az egyik legjobban tervezhető jogi szolgáltatás: az ügytípusok jól körülhatárolhatók, az időigényük kiszámítható, az ügyfél pedig szinte mindig előre egyeztetett időpontra érkezik. Éppen ezért meglepő, hogy a legtöbb irodában az időpontkérés máig telefonon zajlik, munkaidőben, sokszor többszöri próbálkozással. Ez a cikk két oldalról járja körül az online időpontfoglalást: megmutatjuk, hogyan foglalhat időpontot az ügyfél pár perc alatt, és azt is, mit nyer vele a közjegyzői iroda.
Miért keresik egyre többen online a közjegyzői időpontokat?
Aki közjegyzőhöz készül, jellemzően konkrét, határidős üggyel érkezik: ingatlan adásvétel, hagyatéki eljárás, hitelszerződés közokiratba foglalása, aláírás-hitelesítés vagy éppen cégeljáráshoz szükséges okirat. Ezek ritkán tűrnek halasztást, az ügyfél pedig gyakran a saját munkaideje alatt nem tud telefonálni, este viszont az iroda nem elérhető.
Az online foglalás pontosan ezt a súrlódást szünteti meg: a szabad időpontok éjjel-nappal láthatók, a foglalás pár kattintás, a visszaigazolás azonnal megérkezik. A keresési adatok is ezt tükrözik, a »közjegyző online időpontfoglalás« kifejezésre hónapról hónapra többen keresnek rá Magyarországon.
24/7 online foglalás
Foglalások éjjel-nappal, telefon nélkül.
–40% lemondás
Email és SMS emlékeztetők automatikusan.
Saját foglalási link
Percek alatt kész, mobilra optimalizálva.
Így zajlik az online foglalás az ügyfél szemével
Egy jól beállított foglalási oldalon az ügyfél először ügytípust választ: például aláírás-hitelesítés, ingatlan adásvételi szerződés vagy hagyatéki ügy. Minden ügytípushoz saját időtartam tartozik, így a rendszer automatikusan akkora idősávot foglal, amekkorát az ügy valóban igényel, egy hitelesítéshez elég 15 perc, egy szerződés közokiratba foglalásához akár egy óra is kellhet.
Ezután az ügyfél kiválasztja a számára alkalmas szabad időpontot, megadja a nevét és elérhetőségét, majd azonnali visszaigazolást kap e-mailben. Az időpont előtt automatikus emlékeztető érkezik, így a megjelenés is biztosabb. Ha az iroda megadja, a visszaigazoló üzenetben az ügyhöz szükséges dokumentumok listája is szerepelhet, ez mindkét félnek időt spórol.
Mit nyer vele a közjegyzői iroda?
A legkézzelfoghatóbb nyereség az adminisztráció csökkenése: a telefonos időpontegyeztetés ügyenként 5-10 percet köt le, és jellemzően pont a legforgalmasabb ügyfélfogadási idővel esik egybe. Az online foglalással az egyeztetések nagy része magától intéződik, az ügyintézők pedig az érdemi munkára tudnak figyelni.
Az ügytípusonként beállított időtartamok kiszámíthatóvá teszik a napot, nem csúszik el a délután azért, mert egy negyedórásnak gondolt ügy egy órát vett igénybe. Az automatikus e-mail és SMS emlékeztetők pedig érezhetően csökkentik az elmaradt megjelenéseket, ami határidős ügyeknél különösen sokat számít.
Fontos szempont a diszkréció is: az online foglalásnál az ügyfélnek nem kell recepción, mások előtt elmondania, milyen ügyben érkezik. Az ügytípus kiválasztása a foglaláskor, otthonról történik.
Mire figyeljen az iroda a rendszer kiválasztásánál?
Jogi környezetben az adatkezelés az első kérdés: a rendszer legyen GDPR-megfelelő, az adatok tárolása átlátható. Emellett a magyar nyelvű felület és ügyfélszolgálat nem kényelmi extra, hanem alapkövetelmény, az ügyfelek jelentős része nem boldogul angol nyelvű foglalási oldallal.
Praktikus szempontok: ügytípusonként eltérő időtartamok beállítása, több ügyintéző külön naptárral, Google Naptár szinkron a meglévő munkarendhez, valamint automatikus emlékeztetők. Az idopontok.hu mindezt tudja, és a 0 Ft-os csomaggal kockázat nélkül kipróbálható: az iroda pár perc alatt kap egy saját foglalási oldalt, amelyet elég a honlapjára és a Google cégprofiljára kitennie.
Kipróbálná az idopontok.hu-t?
Regisztráljon ingyen, és az első foglalást már ma fogadhatja.
Regisztrálok ingyenGyakori kérdések
Az ügyfélnek kerül valamibe az online időpontfoglalás?
Nem, a foglalás az ügyfél számára teljesen ingyenes. Az ügyfél a közjegyzői szolgáltatás díját fizeti, a foglalási rendszer használatáért külön költsége nincs.
Milyen ügyekhez lehet online időpontot foglalni közjegyzőnél?
Az iroda maga dönti el, mely ügytípusokat teszi online foglalhatóvá. Jellemző példák: aláírás- és másolathitelesítés, ingatlan adásvételi és hitelszerződések közokiratba foglalása, hagyatéki ügyek, cégeljárási okiratok, tanúsítványok.
Mennyivel előre érdemes időpontot foglalni?
Ez irodánként eltér, de a foglalási rendszerben pontosan látszanak a szabad időpontok, így nem kell találgatni. Határidős ügynél, például hitelszerződésnél érdemes 1-2 héttel korábban foglalni.
Módosítható vagy lemondható az online foglalt időpont?
Igen, a visszaigazoló e-mailben kapott linken az időpont lemondható vagy módosítható, az iroda által beállított határidőn belül. Ez az irodának is jó: a felszabaduló idősávot más ügyfél azonnal lefoglalhatja.